Een AI-proef kan nuttige resultaten opleveren en toch vastlopen zodra het team ermee verder wil. Dan moet duidelijk zijn wie over uitbreiding beslist, welke gegevens gebruikt mogen worden en wie fouten beoordeelt. Die vragen beantwoord je het makkelijkst zolang de toepassing nog overzichtelijk is.
Voor mij zijn dit zeven besluiten die op tafel horen voordat een proef onderdeel wordt van het dagelijkse werk.
1. Welke verbetering willen we zien?
Kies een concreet doel, zoals minder tijd besteden aan het verzamelen van dossierinformatie. Leg vast hoe het werk nu verloopt en hoe je de verandering beoordeelt. Neem daarbij ook de tijd voor controle en herstel mee. Een sneller eerste concept is nog geen kortere doorlooptijd voor het hele proces.
2. Wie is verantwoordelijk voor het gebruik?
Wijs iemand aan die besluiten kan nemen over doel, gebruik en voortzetting van de toepassing. Dat kan, afhankelijk van het werk, ook iemand uit IT zijn. Spreek af wie technische wijzigingen beheert en wie betrokken moet worden bij risico’s. Die persoon heeft daar wel tijd en bevoegdheden voor nodig.
3. Welke gegevens mogen waar worden verwerkt?
Sluit aan op de bestaande indeling van informatie. Beoordeel per toepassing welke gegevens nodig zijn, welke dienst ze verwerkt en wie toegang krijgt. Maak ook afspraken over opslag, hergebruik en verwijdering. Het label “openbaar” of “intern” is op zichzelf niet genoeg om een dienst goed te keuren.
4. Wat moeten gebruikers weten en kunnen?
Geef medewerkers instructies en oefeningen die passen bij hun taak. Kunnen zij een onjuiste uitkomst herkennen? Weten zij welke gegevens niet mogen worden ingevoerd en waar zij hulp krijgen? De Europese Commissie licht toe dat AI-geletterdheid afhangt van onder meer de betrokken mensen en gebruikscontext. Een korte introductie kan helpen, maar is geen bewijs dat iedereen zijn taak verantwoord kan uitvoeren.
5. Hoe beoordelen we kwaliteit?
Kies controles die passen bij de gevolgen van fouten. Leg vast wanneer een medewerker moet beoordelen en of dat vóór uitvoering nodig is. Bepaal wat je moet registreren om fouten te onderzoeken, wie die informatie mag zien en hoe lang je haar bewaart. “Er kijkt een mens mee” is pas bruikbaar als duidelijk is waarop die persoon moet letten.
6. Wanneer gaan we door, passen we aan of stoppen we?
Spreek vooraf een beoordelingsmoment en criteria af. Bekijk het resultaat, de kosten, de belasting voor medewerkers en eventuele nadelige gevolgen. Bepaal ook wie het besluit neemt. Bij een ernstig probleem moet ingrijpen mogelijk zijn vóór het geplande evaluatiemoment.
7. Waar passen deze besluiten in het bestaande overleg?
Gebruik waar mogelijk het overleg waarin al over het proces, budget en risico’s wordt beslist. Betrek IT en de relevante deskundigen tijdig om haalbaarheid en afhankelijkheden te beoordelen. Kies een ritme dat past bij het gebruik en de veranderingen in de toepassing.
Loop de besluiten na voor één toepassing
Neem één toepassing en loop deze besluiten na. Wat al goed is geregeld, hoeft niet opnieuw. De open punten vormen de agenda voor het volgende gesprek.
Wil je die agenda voor een eigen toepassing opstellen? Neem contact op met Orbis Neo.